Отвечает Селянина Е. Н.
(Об авторе ...)

   В случае направления сотрудника в служебную командировку за границу работодатель обязан возместить ему понесенные расходы.

Это оплата проезда, найма жилого помещения, дополнительные затраты, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные с разрешения руководства.

1.Обоснованность затрат на командировку (в целях исчисления налога на прибыль).

Отправить работника организации в командировку можно для выполнения различных заданий. Например, для решения вопросов по планированию бизнеса, заключению сделок с партнерами, закупке оборудования и т.д. В Вашем случае цель, по всей вероятности, указана в программе семинара.

В налоговом учете командировочные затраты могут быть признаны

- прочими расходами, связанными с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ); - увеличивать первоначальную стоимость основных средств (п. 1 ст. 257 НК РФ);

- быть включенными в цену приобретенных товаров или материалов, если они учитываются в составе материальных затрат (п. 2 ст. 254 НК РФ);

- плата за участие в образовательном семинаре включается в состав расходов по повышению квалификации «штатников» согласно подпункту 23 пункта 1 и пункту 3 статьи 264 Налогового кодекса (письмо Минфина России от 28.02.2007 № 03-03-06/1/137).

Исходя из текста Вашего вопроса, командировочные расходы генерального директора, могут быть признаны в налоговом учете прочими расходами, связанными с производством и реализацией.

2. Документальное подтверждение.

В налоговом учете отражаются затраты по командировкам, которые обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение дохода (ст. 252 НК РФ).

То, что поездка для выполнения служебного поручения носит производственный характер, может следовать из следующих документов:

1. приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку по формам № Т-9 и Т-9а;

2. командировочного удостоверения по форме № Т-10. Фактическое время пребывания в месте назначения определяется по отметкам в этом удостоверении о днях прибытия и выбытия;

3. служебного задания и отчета о его выполнении по форме № Т-10а.

Это говорится в письме УФНС России по г. Москве от 18.01.2007 № 21-11/003922.

Однако работнику, направленному в другую страну с визовым режимом въезда, достаточно оформить приказ, в котором будет указана цель поездки и ее длительность. А для документального подтверждения расходов на командировку фирме достаточно снять копию с тех страниц загранпаспорта, на которых находятся отметки о датах пересечения границ соответствующих государств. Таким образом, нет необходимости оформлять командировочное удостоверение при поездке за границу (письмо Минфина России от 17.05.2006 № 03-03-04/ 1/469, постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.08.2005 № А56-2639/2005).

Кроме того, сотрудник должен отчитаться по произведенным расходам, предоставив оправдательные документы. Если они оформлены на иностранном языке, то к ним необходимо на отдельном листе приложить построчный перевод на русский язык. Такое требование вытекает из статьи 68 Конституции РФ и непосредственно установлено в пункте 1 статьи 16 Закона РФ от 25.10.91 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» и пункте 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н.

Работник для поездки в командировку может приобрести электронный авиабилет, который не имеет документарной формы. В таком случае основанием для признания расходов для налогообложения прибыли могут являться распечатка электронного документа на бумаге и посадочный талон (письмо Минфина России от 11.10.2007 № 03-03-06/1/717).

Все оправдательные документы должны быть приложены к авансовому отчету. Обычно его составляют и сдают в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней после возвращения командированного сотрудника из поездки. Это общий порядок, установленный в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40 и доведенного письмом Банка России от 04.10.93 № 18, действующего в настоящее время. Поскольку в данном нормативном акте не уточняется, к каким командировкам относится трехдневный срок — по России или за ее пределы, то получается, что он распространяется на все поездки. Для признания в целях налогообложения прибыли расходов на командировки, приходящиеся на выходные и праздники, к отчету необходимо приложить заверенную копию утвержденных руководителем организации правил внутреннего распорядка, предусматривающих режим работы в эти дни (письмо УФНС России по г. Москве от 16.08.2006 № 20-12/72393).

Итак, в состав авансового отчета в общем случае войдут: приказ о направлении в командировку; служебное задание; копия загранпаспорта с отметкой о пересечении границы; чеки, счета, билеты и другие документы, подтверждающие произведенные расходы. Кроме того, к нему сотрудник должен приложить отчет о выполненном задании в другой стране. Его форма № Т-10а аналогична той, что используется при данных служебных поездках по территории РФ.

Отчет может быть и в виде очень подробного отдельного документа.

3. Суточные.

Отметки в загранпаспорте с датами пересечения границ каждого иностранного государства служат основанием для выплаты суточных работнику. Если они отсутствуют, то данные выплаты можно рассчитать на основании документов, которые подтверждают время нахождения командированного в той или иной стране. Это приказ руководителя организации о командировании сотрудника, билеты, посадочные талоны, счета за проживание в гостинице (письмо Минфина России от 08.09.2006 № 03-03-04/1/ 660).

Работодатель самостоятельно устанавливает размер возмещения затрат, связанных с проживанием вне места постоянного жительства, и фиксирует порядок и основания их выплат во внутренних документах организации: положениях, инструкциях. А также в трудовых договорах, заключаемых с сотрудником (ст. 168 ТК РФ). Однако для расчета налога на прибыль данные затраты включаются в расходы в ограниченном размере (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 93). То есть их следует определять по величине, установленной для выплаты в стране, в которую работник направляется, со дня пересечения государственной границы при выезде из РФ.

Норма, установленная при командировках в пределах России, применяется при расчете суточных со дня пересечения границы при въезде в РФ. Если работник при этом находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую данные затраты выплачивают по значению, установленному для выплаты в стране, в которую он направляется. Такой порядок прописан в совместном письме Минтруда России и Минфина России от 17.05.96 № 1037-ИХ. При этом момент выбытия из одного государства в другое следует определять по отметке в загранпаспорте работника. Днем пересечения границы РФ, если подтвердить документально эту дату не представляется возможным, следует считать: при выезде — момент отъезда работника из пункта отправления в России, а при въезде в нашу страну — день его выезда из пункта командировки (см. письмо Минфина России от 14.12.2004 № 03-05-01-04/ 105).

С 1 января 2009 года в налоговом учете нормирование суточных отменено. Теперь можно учитывать суточные в расходах в полной сумме фактических затрат, что подтверждено письмом Минфина России от 06.02.2009 № 03-03-06/1/41.

Таким образом, начиная с 2009 года суточные в целях исчисления налога на прибыль учитываются в том размере, который определен соответствующими внутренними документами компании ст. 168 ТК РФ; п. 11 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008г.№ 749.

Датой осуществления расходов на командировки является дата утверждения авансового отчета. На эту дату компания должна отражает данные затраты по командировке в расходах по налогу на прибыль.

С исключением из Налогового кодекса нормы, которая ограничивала размер отнесения суточных на расходы по налогу на прибыль, снимаются вопросы и в части их налогообложения единым социальным налогом в 2009 году и взносами в соответствующие фонды в 2010 году, в том числе на пенсионные взносы и взносы на обязательное страхование от несчастных случаев.

НДФЛ.

Предельные нормы суточных, не облагаемых этим налогом, применяются с 1 января 2008 года.

При этом они составляют за каждый день нахождения в командировке:

- не более 700 рублей — на территории России;

- не более 2500 рублей — за границей.

Эти нормативы применяются исключительно для НДФЛ и на другие налоги не распространяются. Для расчета НДФЛ с суммы превышения фактически полученных работником суточных над их нормативным размером при командировках за рубеж следует применять курс иностранной валюты к рублю на дату выплаты суточных (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ; письмо Минфина России от 01.02.2008 № 03-04-06-01/27).

4. Другие расходы.

Кроме выплат на проживание вне места постоянного жительства сотрудника в расходах на командировки, которые уменьшают базу по налогу на прибыль, перечислены также следующие затраты:

- на проезд, жилье;

- на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, на обслуживание в номере, за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

- на оформление и выдачу виз, паспортов и иных аналогичных документов;

- консульские, аэродромные сборы, плата за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и т. д.

При рассмотрении вышеперечисленных затрат в качестве объекта обложения НДФЛ следует обратить внимание на то, что в базу по НДФЛ не войдут фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы:

- на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные платежи, на доставку в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;

- по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также затраты, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Обратите внимание: расходы организации по оплате услуг зала официальных делегаций, суммы компенсации стоимости ресторанного питания и поездок на такси в командировке, кроме компенсации документально подтвержденных расходов на проезд в такси в аэропорт или вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, включаются в базу по НДФЛ, т.е. подлежат обложению данным налогом (письма Минфина России от 06.09.2007 № 03-05-06-01/ 99, от 24.08.2007 № 03-04-06-02/164,письмо УФНС России по г. Москве от 14.07.2006 № 28-11/ 62271).

5. Компенсация расходов на загранпоездку учредителю.

Согласно ст.166 ТК РФ командировка:

"...Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.»

Возмещение работнику командировочных расходов является компенсацией, связанной с исполнением работником трудовых обязанностей.

Обратите внимание, что перечисленные выше затраты по командировочным расходам учитываются при расчете налога на прибыль без ограничений. Для НДФЛ имеются указанные выше ограничения. При этом, как было отмечено, необходимо иметь документы и факты, подтверждающие экономическую оправданность командировочных расходов, возмещаемых за счет средств организации.