Михаил Рогожев
руководитель проекта ДеловыеБумаги

   Системе ДеловыеБумаги более 10 лет. И все это время она неизменно пользуется большой популярностью у пользователей.
   Все документы (а это десятки тысяч форм) так или иначе применяются в повседневной деятельности любого предприятия. Нет такой сферы деятельности, в которой бы не применялись всевозможные формы документов (будь то авансовый отчет, счета, формы договоров, расходный ордер, отчет и пр.). Так что любое предприятие найдет в системе ДеловыеБумаги, пополняемой еженедельно, необходимые ему формы документов.
   Все представленные в системе документы можно разделить на 2 группы:
   - официально утвержденные (например, многочисленные типовые формы расчета налогов, декларации, утвержденные МНС России) и
   - неофициальные (авторские), например, формы договоров по различным видам деятельности, формы учредительных документов.

   От наших пользователей к нам постоянно поступают вопросы о системе. Приведем некоторые самые общие вопросы и, отвечая на них, постараемся подчеркнуть некоторые основные особенности системы ДеловыеБумаги.

Почему система ДеловыеБумаги так долго востребована на рынке?

   Главный фактор успеха системы - ее универсальность. Система ДеловыеБумаги востребована на любых предприятиях, относящихся к совершенно разным сферам деятельности (производственных, строительных, торговых и т.п.), поскольку имеет формы документов, присущие самым разным видам деятельности (например, рапорт о работе башенного крана (Форма N ЭСМ-1) или должностная инструкция продавца предприятия торговли и пр.). В то же время в системе есть такие формы, которые одинаково востребованы любым предприятием: формы бухгалтерской, финансовой, статистической отчетности, кадрового и складского учета и т.п. (так как почти на любом предприятии есть бухгалтерия, отдел кадров, склад).
   Отметим, что система не ориентирована на использование каким-то ограниченным контингентом сотрудников предприятия. Другими словами, в системе содержатся документы, которые используются всеми структурными подразделениями предприятия: и бухгалтерами, и юристами, и делопроизводителями, и менеджерами, и работниками кадровой службы, и работниками склада и т.д., то есть система может быть использована практически всеми сотрудниками.
   Поэтому не важно, сколько человек работает на предприятии, не важно, к какой сфере деятельности относится предприятие, не важно, какой сегмент рынка предприятие занимает - система ДеловыеБумаги может быть полезна всем!

Зачем нам формы документов из системы, если у нас есть свой юрист?

   Во-первых, не на всех предприятиях есть свой штатный юрист или юрисконсульт. Во-вторых, если на предприятии есть свой юрист, то и ему система ДеловыеБумаги, безусловно, помогает. Она экономит временные и материальные ресурсы для подготовки юристом первоначального варианта документа - ведь форма документа уже есть в системе. Юрист же из первоначального варианта документа готовит окончательный вариант, учитывая специфику и условия данного конкретного случая. Так что никакого противоречия здесь нет.

Зачем нам ДеловыеБумаги, если у нас стоит одна из основных систем КонсультантПлюс и в ней должны быть все утвержденные формы, которые нам сейчас нужны?

   Основные системы по законодательству ни в коей мере не могут заменить специализированную систему ДеловыеБумаги. Вместе с тем они прекрасно дополняют друг друга. Представьте только, сколько времени и усилий надо потратить для поиска необходимой формы документа в имеющихся у вас системах по законодательству. К тому же нужные формы могут находиться в разных системах, например, не только в системе "ВерсияПроф", но и в системе "ЭкспертПриложение" или "МоскваПроф".
   Наконец, не факт, что у пользователя установлены все необходимые системы по законодательству. А в систему ДеловыеБумаги включаются формы документов сразу из нескольких систем КонсультантПлюс. Можно сказать, что система ДеловыеБумаги выступает в качестве некоего каталога (или оглавления) официально утвержденных форм, который позволяет, как минимум, получить необходимую форму, а как максимум (если нужная система по законодательству установлена):

• по ссылкам перейти в утвердивший документ в одной из основных систем и посмотреть инструкцию по заполнению и порядок ввода в действие;
• по ссылке получить файл с формой необходимого документа в формате Excel или Word (см., например, форму авансового отчета N AO-1).
• Если пользователь знает номер формы, которую он ищет (например, формы распределения прибыли или формы авансовых отчетов), то поле "Номер типовой формы" в Карточке реквизитов системы позволяет сразу попасть в последнюю действующую редакцию необходимой формы.

   Кроме того, необходимо учитывать, что в системе содержится несколько тысяч уникальных авторских документов, которых нет ни в одной другой системе семейства КонсультантПлюс. Эти документы подготовлены на основании реальной практики и вобрали в себя опыт и знания сотен специалистов.

Насколько актуальны формы документов, представленные в системе ДеловыеБумаги?

   Все включаемые в систему формы постоянно актуализируются. Официально утвержденные формы представлены в последней редакции, содержат ссылку на утвердивший их нормативный акт (в системах КонсультантПлюс по федеральному законодательству). Неофициальные документы включаются в систему "из жизни" - это реально используемые на практике формы документов (например, всевозможные справки, гарантийные письма, различные формы договоров, расписки и пр.). По полю "Дата последнего изменения" определяется момент, на который форма документа полностью соответствовала законодательству. По мере изменения законодательства изменяются и формы документов. (Самые последние изменения отражаются в Обзорах новых и измененных форм документов, которые выходят с каждым пополнением.) Так что, если в Справке о документе указана "Дата последнего изменения" - 2000 год, то это не означает, что документ "устарел", просто с того момента не происходило изменений в законодательстве, регламентирующем данную сферу деятельности и влияющем на содержание документа.

   Понятно, что данная статья не охватывает всех вопросов по системе ДеловыеБумаги, но такой цели и не ставилось. Более подробную информацию о системе можно всегда получить в нашем центре, позвонив нам по телефонам (095) 721-3586/88, написав нам письмо или лично придя к нам в офис.
   Мы всегда готовы принять любые вопросы и пожелания по системе.

(По материалам бюллетеня "Консультант Плюс")